Gebruiksvoorwaarden AI-functionaliteiten

1. Definities

1.1. ForceFlow: de aanbieder van de ForceFlow ATS-software en de daarin beschikbare AI-functionaliteiten.

1.2. AI-functionaliteiten of Feline: de in ForceFlow ATS geïntegreerde AI-chatbot en overige AI-functies (zoals genereren, samenvatten of herschrijven van tekst) op basis van Google Cloud Vertex AI (model Gemini Flash).

1.3. Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die via zijn of haar account inlogt in ForceFlow ATS en gebruik maakt van de AI-functionaliteiten.

1.4. Klant: de organisatie die een overeenkomst met ForceFlow heeft gesloten voor gebruik van ForceFlow ATS.

1.5. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de AVG.

Door Feline of andere AI-functionaliteiten te gebruiken, verklaart de Gebruiker bevoegd te zijn namens de Klant te handelen en gaat hij of zij akkoord met deze voorwaarden.. 

2. Omschrijving van Feline en doel van de AI-functionaliteiten 

2.1. Feline is een AI-chatbot die automatisch antwoorden en tekstvoorstellen genereert, onder meer voor vacatureteksten, communicatie met kandidaten, samenvattingen van teksten en uitleg over het gebruik van ForceFlow ATS.

2.2. Feline is geen mens. De antwoorden worden geautomatiseerd gegenereerd en kunnen onjuist, onvolledig of niet-actueel zijn.

2.3. Feline heeft een ondersteunend karakter. Alle beslissingen met gevolgen voor kandidaten, medewerkers of andere personen worden altijd door mensen genomen. De uiteindelijke beoordeling en beslissing ligt bij de Gebruiker en de Klant.

3. Doeleinden van de verwerking

3.1. ForceFlow verwerkt gegevens via de AI-functionaliteiten uitsluitend voor:

- het genereren, verbeteren en samenvatten van teksten in het kader van werving en selectie en HR-communicatie;

- het beantwoorden van vragen over het gebruik van ForceFlow ATS;

- het waarborgen van een goede en veilige werking van de AI-functionaliteiten, waaronder logging, foutanalyse en misbruikpreventie.

3.2. ForceFlow gebruikt gegevens die via Feline worden verwerkt niet voor andere doeleinden dan hierboven omschreven, tenzij dit wettelijk verplicht is of de Klant daar uitdrukkelijk mee instemt.

4. Verwerking via Google Cloud Vertex AI (europe-west4, Nederland)

4.1. Voor de AI-functionaliteiten maakt ForceFlow gebruik van Google Cloud Vertex AI, model Gemini Flash, als technische dienstverlener (verwerker of subverwerker).

4.2. Bij gebruik van Feline kunnen naar Vertex AI worden verstuurd:

- de door de Gebruiker ingevoerde tekst en relevante context uit het ATS (zoals geselecteerde vacature, kandidaatprofiel of notities, voor zover technisch geconfigureerd);

- de door het model gegenereerde output;

- technische metadata zoals tijdstip van het verzoek, request-ID en foutmeldingen.

4.3. ForceFlow heeft de AI-functionaliteiten zo ingericht dat verwerking plaatsvindt in de Google Cloud-regio europe-west4 (EU, Nederland). Data die wordt opgeslagen blijft in rust binnen deze EU-regio volgens de configuratie van ForceFlow. 

4.4. ForceFlow heeft de AI-functionaliteiten zo geconfigureerd dat klantdata die via Vertex AI wordt verwerkt niet wordt gebruikt om algemene foundation models van Google te trainen, tenzij de Klant zelf aanvullende opties inschakelt die dat toelaten volgens de documentatie van Google Cloud.

4.5. Google kan, afhankelijk van de gekozen instellingen, tijdelijk data in het geheugen cachen om prestaties te verbeteren. Deze caching is beperkt in tijd, vindt binnen de gekozen regio plaats en wordt niet gebruikt voor algemene modeltraining. ForceFlow volgt hierbij de actuele documentatie van Google Cloud.

5. Soorten gegevens en beperkingen

5.1. Onder verantwoordelijkheid van de Klant kunnen via Feline de volgende categorieën gegevens worden verwerkt:

- Kandidaatgegevens: tekst uit profielen, cv’s, brieven en notities, voor zover door de Gebruiker ingevoerd;

- Gebruikersgegevens: naam, account-ID en rol binnen de organisatie, voor zover nodig voor autorisatie of context;

- Overige inhoud: zoals door de Gebruiker ingevoerde of geplakte teksten (bijvoorbeeld beleidsdocumenten of sjablonen).

5.2. De Gebruiker mag via Feline geen bijzondere categorieën persoonsgegevens invoeren (zoals gegevens over gezondheid, religie, ras, seksuele geaardheid, politieke opvattingen of BSN), tenzij dit strikt noodzakelijk is, er een geldige rechtsgrond bestaat en passende waarborgen zijn getroffen door de Klant overeenkomstig de AVG.

5.3. De Gebruiker voert geen informatie in die:

- niet nodig is voor het beantwoorden van de vraag of uitvoeren van de taak;

- bedrijfsgeheimen of zeer vertrouwelijke informatie bevat, tenzij dit in het kader van de overeenkomst met ForceFlow en de interne procedures van de Klant uitdrukkelijk is toegestaan.

6. Rollen en verantwoordelijkheden (AVG en AI-regels)

6.1. Ten opzichte van de Gebruiker is ForceFlow verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke met de Klant voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het gebruik van Feline, voor zover dit volgt uit de overeenkomst en de privacyverklaring van ForceFlow.

6.2. Ten opzichte van kandidaten en andere betrokkenen blijft de Klant de primaire verwerkingsverantwoordelijke. De Gebruiker handelt binnen de organisatie van de Klant en is verplicht interne instructies, beleid en procedures van de Klant na te leven.

6.3. AI-systemen die worden gebruikt voor werving en selectie kunnen in de EU worden aangemerkt als hoog-risico AI. ForceFlow en de Klant dienen de toepasselijke wettelijke verplichtingen na te leven, waaronder transparantie, documentatie, logging en menselijke controle op beslissingen.

7. Verplichtingen van de Gebruiker

7.1. De Gebruiker is verplicht:

- de door Feline gegenereerde output kritisch te beoordelen voordat deze wordt gebruikt of gedeeld;

- geen beslissingen met belangrijke gevolgen voor kandidaten of medewerkers uitsluitend te baseren op de output van Feline;

- te controleren of door Feline gegenereerde teksten voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving (zoals non-discriminatie en arbeidsrecht) en aan het beleid van de Klant.

7.2. De Gebruiker mag Feline niet gebruiken om:

- onrechtmatige, discriminerende, beledigende of haatzaaiende inhoud te genereren of te verspreiden;

- beveiligingsmaatregelen te omzeilen, het systeem te testen op kwetsbaarheden of te proberen vertrouwelijke informatie van anderen te achterhalen;

- opzettelijk inbreuk te maken op rechten van derden, waaronder auteursrechten.

7.3. De Gebruiker is verantwoordelijk voor de rechtmatige herkomst van alle input die via Feline wordt ingevoerd en vrijwaart ForceFlow, voor zover toegestaan door de wet en de overeenkomst met de Klant, voor aanspraken van derden die voortvloeien uit onrechtmatig gebruik van Feline.

8. AI-output, juistheid en intellectuele eigendom 

8.1. Feline kan onjuiste, verouderde of misleidende informatie genereren. ForceFlow geeft geen garantie dat de output van Feline correct, volledig of geschikt is voor een bepaald doel.

8.2. Voor zover wettelijk toegestaan, komt de door Feline gegenereerde output beschikbaar aan de Klant voor gebruik binnen het kader van werving en selectie en de interne bedrijfsvoering van de Klant. De precieze regeling over intellectuele eigendom en gebruiksrechten volgt uit de overeenkomst tussen ForceFlow en de Klant.

8.3. Indien en voor zover output elementen bevat die zijn afgeleid van content van derden, blijft de Gebruiker verantwoordelijk voor het controleren of het gebruik daarvan rechtmatig is.

9. Logging, bewaartermijnen en toegang

9.1. ForceFlow kan logbestanden bijhouden van het gebruik van Feline, waaronder datum en tijd, (een deel van) prompts, gegenereerde antwoorden en technische informatie.

9.2. Logs worden gebruikt voor beveiliging, misbruikdetectie, monitoring van performance en ondersteuning van gebruikers.

9.3. ForceFlow bewaart loggegevens niet langer dan noodzakelijk voor deze doeleinden. In beginsel hanteert ForceFlow een bewaartermijn van 60 dagen, tenzij een langere termijn noodzakelijk is in verband met geschillen, incidenten of wettelijke verplichtingen.

9.4. Binnen de organisatie van de Klant kunnen bevoegde personen inzage hebben in (delen van) via Feline gevoerde gesprekken, voor zover dat noodzakelijk is voor beheer, compliance of auditdoeleinden.

10. Aansprakelijkheid

10.1. Het gebruik van Feline en andere AI-functionaliteiten is voor risico van de Klant en de Gebruiker.

10.2. ForceFlow is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit beslissingen of handelingen die door de Gebruiker of de Klant zijn genomen op basis van door Feline gegenereerde output, noch voor indirecte of gevolgschade zoals gederfde winst of reputatieschade.

10.3. De aansprakelijkheid van ForceFlow is in alle gevallen beperkt overeenkomstig de aansprakelijkheidsbepalingen in de overeenkomst tussen ForceFlow en de Klant.

11. Wijzigingen

11.1. ForceFlow kan de AI-functionaliteiten, de gebruikte modellen en deze voorwaarden wijzigen, bijvoorbeeld vanwege technische of juridische ontwikkelingen.

11.2. Bij wezenlijke wijzigingen informeert ForceFlow de Klant. Binnen de applicatie kan een melding worden getoond en kan opnieuw om akkoord met gewijzigde voorwaarden worden gevraagd.

12. Contact

Vragen over deze voorwaarden of over het gebruik van AI binnen ForceFlow ATS kunnen worden gericht aan:

ForceFlow B.V.
privacy@forceflow.nl