Hoe kies je een ATS?

Als je lid bent van de Facebookgroepen zoals Recruitment buddies en Recruitment Vrijstaat dan zie je maandelijks de vraag voorbij komen: Wat is een goed recruitmentsysteem (ATS)? Velen zetten er wat namen van recruitmentsystemen onder, maar ook wordt vaak de opmerking gemaakt dat dit natuurlijk geheel afhankelijk is van het bedrijf waar je werkt en wat je ermee wilt. 

Elk ATS heeft andere voor- en nadelen. Wat jij als recruiter een voordeel vindt, kan voor een ander een groot nadeel zijn. Sta jij voor de keuze van een (nieuw) ATS dan hebben wij de belangrijkste vragen voor jou op een rijtje gezet: 

1. Wat moet het ATS kunnen? 

De belangrijkste vraag van allemaal. Wat wil je dat het recruitmentsysteem kan? Is het puur een verzamelplaats voor cv’s (cv database)? Wil je er ook vacatures in kunnen plaatsen om het ze te kunnen doorplaatsen op vacaturebanken? En wil je een ‘match’ kunnen maken tussen de vacature en de kandidaat? Wat nog meer? Schrijf op wat het ATS echt moet kunnen (‘must have’). Schrijf daaronder een rijtje met zaken welke fijn zijn als het ook mogelijk is (‘nice to have’). 

2. Hoe wil je dat het proces er uit komt te zien? 

Allereerst; maak het voor de kandidaat zo makkelijk mogelijk om te solliciteren. Hoe makkelijker jij het maakt, hoe eerder de kandidaat solliciteert. 

Als de kandidaat gesolliciteerd heeft, wat is daarna belangrijk? Moet het systeem bijvoorbeeld automatische bevestigingen kunnen sturen (zo ja, voeg het toe aan je lijstje van punt 1). Hoe ziet het selectieproces eruit? Welke stappen zijn er te nemen in het gehele sollicitatieproces? Schrijf het proces van A tot Z op. Denk niet alleen procesmatig vanuit het bedrijf, maar ook vanuit de kandidaat perspectief. 

3. Wie en hoeveel mensen gaan gebruik maken van het recruitmentsysteem? 

Hoeveel recruiters zijn er in de organisatie? En wie gaan er nog meer gebruik van maken? Denk aan HR, vacaturehouders en eventueel andere mensen in de organisatie. Schrijf bij het proces (van punt 2) op wie en wanneer verantwoordelijk is. Moeten deze personen daarvoor ook toegang krijgen tot het ATS? 

4. Hoeveel vacatures heb je op jaarbasis? 

Gaat het om 10 of 300 vacatures? Afhankelijk van het aantal vacatures kies je voor een groter of kleiner ATS. 

5. Wat is je budget? 

Welke budget is er beschikbaar voor het ATS? Recruitmentsysteem zijn er in allerlei soorten en maten, ook qua kosten, maar een ATS hoeft echt niet duur te zijn. Zo kun je bij ForceFlow al voor 40 euro per maand gebruik maken van een compleet ATS. Als je een grote corporate bent met meer dan 300 vacatures per jaar en >10 recruiters dan kom je vaak op een duurder ATS uit. Kijk dan ook goed naar de totale kosten, dus niet alleen de kosten per maand maar ook de licenties die je soms verplicht bent af te nemen en de kosten van implementatie die behoorlijk kunnen oplopen. 

Beantwoord deze 5 vragen en het wordt een stuk makkelijker om straks een recruitmentsysteem te kiezen. In de volgende blog leer je hoe je in 5 stappen een nieuw ATS hebt. Stay tuned!