Wat een overname doet met je recruitmentproces, en hoe ForceFlow hielp

Annemarie Cengel-Looyé was net gewend aan het nieuw geïmplementeerde ForceFlow bij De Waal Autogroep, toen de beslissing viel: De Waal ging samen met Vallei Autogroep. In één klap groeide de organisatie van zo'n 300 naar ruim 700 collega's. Precies op het moment dat het proces net stond, moest het ook de groei van een compleet nieuwe organisatie aankunnen.

Groeien zonder overzicht werkt maar even

Toen Annemarie anderhalf jaar geleden begon als HR Manager, liep het wervingsproces nog via AFAS. Handig voor de personeelsadministratie, niet gebouwd om sollicitatieprocedures te volgen. Hiring managers vroegen vaak naar de status van sollicitatieprocedures, omdat er te weinig inzicht was. Niemand kon in één oogopslag zien waar vacatures vastliepen of hoeveel kandidaten er nog in procedure zaten.

"Er was geen zicht op hoe dingen verliepen," vertelt Annemarie. Vanuit het management kwam een duidelijke vraag: geef ons inzicht. Dat werd het startpunt van een benchmark traject langs verschillende systemen, met telkens dezelfde toets: sluit dit aan bij hoe wij willen werken?

Niet de meeste functies, maar de beste fit

ForceFlow kwam als beste uit die vergelijking. Niet omdat het de meeste mogelijkheden bood, maar juist omdat het geen eindeloze mogelijkheden heeft die ze toch niet zouden gebruiken. Gebruiksgemak woog het zwaarst, gevolgd door een redelijke prijs en functionaliteit die past bij de eigen werkwijze: niet te beperkt, maar ook geen overbodige opties waarvoor je toch betaalt.

Daarnaast moest het systeem:

• het sollicitatieproces apart en overzichtelijk beheren, los van het bestaande personeelssysteem;
• geschikt zijn voor een corporate inrichting met meerdere bedrijven onder één dak, elk apart in te richten;
• eigen beheer bieden, zodat je zelf kunt aanpassen zonder steeds via support te moeten;
• maandelijks opzegbaar zijn, in plaats van het gebruikelijke meerjarige contract.

Voor De Waal was de stap naar een apart ATS al groot genoeg. Ze wilden geen systeem waar ze eerst zelf naartoe moesten groeien, maar een systeem dat met hen meegroeide.

De keuze werd in de maanden erna verder getest en aangescherpt: sessies over de wensen van de organisatie, een pilot om te checken of de inrichting voldeed, en pas daarna de livegang. Zo'n 30 tot 40 hiring managers werkten er inmiddels mee.

"De reacties waren over de hele linie positief," zegt Annemarie. "Vooral toen collega's merkten dat het echt houvast gaf. Het bood meer transparantie, minder losse eindjes." 

De groeiambitie was er allang, de overname nog niet

"Dat we wilden groeien, hebben we nooit onder stoelen of banken gestoken. Dat was ook precies een van de redenen om voor ForceFlow te kiezen," aldus Annemarie.

Toen kwam de overname. Het ForceFlow-systeem dat was opgezet om zélf beter te sturen op het sollicitatieproces, bleek precies de basis die nodig was toen de organisatie er in één keer honderden collega's bij kreeg. Vacatures moesten open blijven. Hiring managers van twee organisaties moesten kunnen samenwerken. Kandidaten mochten geen vertraging oplopen. En de overgenomen bedrijfsonderdelen moesten direct kunnen meedraaien.

Niet één bedrijf, maar vier

Wat de groei extra ingewikkeld maakt: De Waal Autogroep bestaat niet uit één bedrijf, maar uit vier. Naast de autogroep ook een verhuurtak, schadebedrijven en een leasemaatschappij. Elk met eigen sollicitatieprocessen en teams, en elk los van elkaar in te richten met eigen templates, eigen huisstijl en eigen zichtbaarheid voor hiring managers.

Diezelfde flexibiliteit kwam nu goed van pas bij het meenemen van Vallei. De vacatures werden eerst overgezet, de koppeling met de website en de rest van de inrichting stond al, en pas daarna sloten hun hiring managers stap voor stap aan. Geen big bang, maar een tempo waarin het systeem al klaar stond voordat de mensen instroomden. Het aantal hiring managers dat met ForceFlow werkt, groeide van 30-40 naar zo'n 60, bijna een verdubbeling, en de verdere implementatie bij de overgenomen groep loopt nog door.

Niet gekozen vanwege de overname, maar perfect toen die kwam

Het toont hoe belangrijk het is om als wervende organisatie vroeg de basis op orde te hebben. Juist omdat De Waal al investeerde in een schaalbaar recruitmentproces, hoefde het tijdens de overname niet opnieuw te beginnen. Groei laat zich niet plannen. Je recruitmentproces kan er wél op voorbereid zijn.

Nieuwsgierig geworden naar ForceFlow? Plan hier gratis een demo in.