De 12 meest gestelde vragen tijdens een demo van recruitmentsoftware

Een nieuw recruitmentsysteem kiezen doe je niet zomaar. Tijdens een demo van recruitmentsoftware wil je vooral weten of het systeem aansluit bij jouw manier van werken. Wat kan het systeem precies? Kun je bestaande kandidaten en gegevens eenvoudig overzetten? Hoe werkt het kandidatenbeheer? En kun je ForceFlow koppelen aan de tools die je al gebruikt? 

Tijdens demo's van ForceFlow, hét recruitmentsysteem voor recruiters, recruitmentteams en -organisaties, krijgen we regelmatig dezelfde vragen. Daarom hebben we de 12 meest gestelde vragen over recruitmentsoftware en ForceFlow voor je verzameld.

1. Voor welk type organisatie is ForceFlow geschikt?

Een recruitmentsysteem moet passen bij de manier waarop je werkt. Een zelfstandig recruiter heeft andere behoeften dan een recruitmentbureau met meerdere recruiters of een organisatie met verschillende hiring managers.

ForceFlow is ontwikkeld voor organisaties die recruitment centraal willen organiseren en meer overzicht willen krijgen in hun processen. Of je nu alleen werkt of met een team: je richt het systeem in op jouw manier van werken.

Klanten van ons zijn zzp'ers, kleine en grote recruitmentbureaus, mkb-bedrijven en corporate organisaties.

2. Past het recruitmentsysteem ook bij mijn organisatie als we groeien?

Een recruitmentsysteem kan vandaag prima aansluiten bij je organisatie, maar wat gebeurt er als je team groeit? Bij het kiezen van een ATS is het daarom belangrijk om niet alleen te kijken naar wat je nu nodig hebt, maar ook naar wat je organisatie in de toekomst nodig kan hebben. Welke functionaliteiten zijn must-haves en welke nice-to-haves worden belangrijker naarmate je groeit?

Binnen ForceFlow kun je processen, gebruikers en rechten aanpassen aan de omvang van je organisatie. Daarmee kun je klein beginnen en het systeem uitbreiden wanneer je recruitmentproces daarom vraagt.

De praktijk laat ook zien dat ForceFlow wordt gebruikt in organisaties die sterk groeien of veranderen. Bij De Waal Autogroep groeide de organisatie bijvoorbeeld van ongeveer 300 naar ruim 700 medewerkers. Het recruitmentproces dat met ForceFlow was ingericht, kon deze groei blijven ondersteunen. Zo hoef je bij groei niet automatisch opnieuw op zoek naar een ander recruitmentsysteem, maar kun je verder met een systeem dat al aansluit op je manier van werken.

3. Kan ik mijn bestaande kandidaten en relaties meenemen?

Dit is misschien wel een van de meest praktische vragen tijdens een demo. Je hebt tenslotte al een kandidatenbestand, klantgegevens en misschien jaren aan informatie in een ander systeem of in Excel staan. Die gegevens wil je niet opnieuw handmatig invoeren.

Daarom heeft ForceFlow een importmodule waarmee je zelfstandig gegevens kunt overzetten. Je kunt bijvoorbeeld kandidaten, klanten, contactpersonen en leveranciers importeren vanuit een Excel-bestand.

Tijdens de implementatie sta je er natuurlijk niet alleen voor. Met de e-learning richt je ForceFlow stap voor stap en in je eigen tempo in. Je leert het systeem kennen terwijl je het aanpast aan jouw manier van werken. En kom je er niet uit? Dan helpt het ForceFlow-team je verder.

4. Kan ik zien welke kandidaten ik in procedure heb?

Een veelgehoorde vraag is: "Kan ik niet alleen per vacature zien waar kandidaten staan, maar ook gewoon al mijn kandidaten in procedure?" Ja, dat kan.

Binnen ForceFlow kun je per vacature werken met een kandidatenpijplijn. Daarmee zie je in welke fase een kandidaat zich bevindt, bijvoorbeeld na een sollicitatie, tijdens een gesprek of richting plaatsing.

Maar er is ook een kandidatenfunnel. Daarmee krijg je juist overzicht over kandidaten van meerdere vacatures heen.

Dat is handig wanneer je als recruiter niet alleen wilt weten hoe één vacature ervoor staat, maar wilt kunnen kijken naar je totale werkvoorraad. Welke kandidaten zitten nog in procedure? Waar bevinden zij zich in het proces? En waar moet actie worden ondernomen?

Zo wordt het verschil duidelijk tussen overzicht per vacature en overzicht over je totale kandidatenproces.

5. Is ForceFlow ook een CRM?

Die vraag komt regelmatig voorbij, omdat recruitment en relatiebeheer in de praktijk dicht bij elkaar liggen. ForceFlow bevat naast kandidatenbeheer ook uitgebreid relatiebeheer. Je beheert klanten, prospects en contactpersonen vanuit één centrale plek en houdt bij wat er rondom een relatie gebeurt.

Ook voor relaties kun je werken met een funnel. Zo zie je in één oogopslag waar een prospect zich bevindt. Is het nog een lead, is er al contact geweest, ligt er een offerte of is de organisatie inmiddels klant? Zo houd je grip op je acquisitie en opvolging.

Daarmee werkt ForceFlow niet alleen als recruitmentsysteem voor je kandidaten en vacatures, maar ook als CRM voor het beheren van je klantrelaties.

6. Wat kan ik met AI binnen ForceFlow?

AI komt bijna in elke demo wel ter sprake. De vraag is alleen: wat heb je er als recruiter in de praktijk aan?

In ForceFlow werk je samen met Feline, de virtuele recruitmentassistent. Feline weet welke kandidaat, vacature of klant je open hebt staan. Je kunt Feline bijvoorbeeld een profiel laten samenvatten, kandidaten laten matchen met een vacature, screeningsvragen laten opstellen of een persoonlijke pitchmail laten schrijven. Ook een afspraak inplannen of een taak aanmaken kan direct vanuit het gesprek.

Daarnaast neemt AI veel typewerk over. Plak een vacaturetekst of een link, en de velden worden automatisch gevuld. ForceFlow herschrijft de tekst daarna in jullie eigen schrijfstijl, inclusief de SEO-velden en de gegevens voor Google for Jobs. Na een gesprek leest AI je notitie en stelt voor welke velden, taken, afspraken en e-mails eruit volgen. E-mails en andere teksten laat je met één klik verbeteren, inkorten, vertalen of beantwoorden.

Het uitgangspunt blijft dat AI het recruitmentproces niet overneemt. Wijzigingen in profielen of vacatures worden pas doorgevoerd als jij ze bevestigt. De verwerking gebeurt via Google Cloud in een EU-regio.

Zo blijft de recruiter verantwoordelijk voor de keuzes, terwijl ForceFlow het voorbereidende werk doet.

7. Kan ForceFlow koppelen met de systemen die ik al gebruik?

Een logische vraag. Je wilt tenslotte geen nieuw systeem toevoegen waardoor je juist meer moet overnemen en dubbel invoeren.

ForceFlow heeft verschillende koppelingen en integratiemogelijkheden. Denk aan e-mail en agenda, vacaturepublicatie, websites en andere recruitmenttools.

Zo kun je bijvoorbeeld je Office 365- of Google Workspace-account koppelen. Ook kunnen vacatures via verschillende kanalen worden gepubliceerd en kunnen sollicitaties rechtstreeks in ForceFlow binnenkomen. Voor websites zijn er onder andere mogelijkheden via een API of WordPress-plugin.

Het idee daarachter is simpel: ForceFlow moet onderdeel worden van je bestaande workflow, niet een extra eiland naast alle andere systemen.

8. Hoeveel training heb ik nodig?

Een nieuw systeem moet je natuurlijk leren gebruiken. Maar een recruitmentsysteem waar je wekenlang trainingen voor nodig hebt, kan een behoorlijke drempel zijn. Daarom is gebruiksgemak een belangrijk onderdeel van ForceFlow.

De inrichting kun je voor een groot deel zelf doen en er is een e-learning beschikbaar waarmee je stap voor stap leert hoe je het systeem kunt inrichten en gebruiken. Zo kun je op je eigen tempo aan de slag. Zo was Werkimago zelfs al binnen 3 dagen live!

Tijdens een demo kijken we bovendien niet alleen naar wat ForceFlow kan, maar vooral naar hoe het aansluit op jouw manier van werken.

9. Kan ik ForceFlow ook mobiel gebruiken?

Recruitment stopt natuurlijk niet zodra je achter je laptop vandaan loopt. Daarom is ForceFlow ook mobiel beschikbaar.

Je kunt onderweg bij je kandidaten en vacatures en hoeft dus niet altijd achter je bureau te zitten om informatie in te zien. Dat is vooral handig wanneer je veel onderweg bent en snel iets wilt opzoeken of wilt noteren..

10. Welke dashboards en rapportages kan ik maken?

Dat is een vraag die vooral bij recruitmentteams en managers belangrijk is. Met de dashboards van ForceFlow kun je verschillende onderdelen van je recruitmentproces inzichtelijk maken. Denk aan informatie over kandidaten, vacatures en wervingsprestaties.

Je kunt dashboards samenstellen op basis van de informatie die voor jou relevant is. Daar komt een praktische uitbreiding bij: dashboards kunnen ook als tabel worden weergegeven en geëxporteerd.

Zo kun je niet alleen in ForceFlow naar je cijfers kijken, maar de informatie ook verder gebruiken voor analyses of rapportages.

11. Hoe zit het met AVG en beveiliging?

Recruitment betekent dat je werkt met persoonsgegevens. Dan wil je natuurlijk weten hoe een recruitmentsysteem met die gegevens omgaat.

Binnen ForceFlow zijn daarom verschillende maatregelen aanwezig om veilig met gegevens te werken. Denk aan beveiligde verbindingen, encryptie van gegevens, dagelijkse back-ups en toegangsbeheer. Ook zijn 2FA en Single Sign On beschikbaar.

Daarnaast ondersteunt ForceFlow functies om het recruitmentproces AVG-proof in te richten, zoals toestemmingsverzoeken, bewaartermijnen en het automatisch verwijderen of anonimiseren van gegevens.

Security is daarmee niet iets wat je achteraf zelf moet organiseren, maar een onderdeel van het systeem.

12. Hoe snel kan ik live met ForceFlow?

En dan misschien wel de belangrijkste vraag aan het einde van een demo: "Hoe snel kunnen we eigenlijk beginnen?"

De overstap naar een nieuw recruitmentsysteem klinkt soms als een groot project. Oude gegevens moeten mee, processen moeten worden ingericht en medewerkers moeten weten hoe het systeem werkt. Toch hoeft een implementatie niet maanden te duren.

ForceFlow is juist ontwikkeld met een snelle en overzichtelijke start in gedachten. In de praktijk zijn organisaties waaronder Werkimago soms al binnen een week live. Ook de overstap vanuit een ander systeem kan snel worden ingericht.

Je kunt daarbij zelf veel van de inrichting doen. En als je hulp nodig hebt, is die beschikbaar.

Heb jij tijdens een demo andere vragen?

Een goede demo gaat uiteindelijk niet over het afvinken van een lijst met functionaliteiten. Het gaat erom dat je ontdekt of een recruitmentsysteem aansluit bij de manier waarop jij recruitment organiseert. Daarom beginnen we bij ForceFlow graag met jouw situatie. Hoe werk je nu? Waar verlies je tijd? Waar mis je overzicht? En wat zou je anders willen doen? Van daaruit laten we zien hoe ForceFlow daarbij kan helpen.

Stond jouw vraag er niet bij? Tijdens een gratis demo kijken we graag samen naar jouw situatie en beantwoorden we al je vragen. Plan hier jouw gratis demo in.